在公司上班，换了一台新电脑或者换了手机，最麻烦的事是什么？不是装软件，也不是调网络，而是通讯录得重新一个个加。同事老王的号码还没存，张姐的邮箱地址又记不清了。其实，只要你的邮箱用了邮件服务器，这个问题早就有了现成的解法——通过邮件服务器同步通讯录。
为什么通讯录能同步？
现在很多企业用的邮件系统，比如 Microsoft Exchange、Zimbra 或者 IBM Notes，都支持一种叫“全局通讯录”的功能。简单说，就是所有员工的联系方式都存在邮件服务器上，只要你登录账户，设备就能自动把通讯录拉下来。你换个手机，一登录邮箱，全公司的名字和号码就都在了。
怎么设置同步？以 Outlook 为例
如果你用的是 Outlook 配合 Exchange 服务器，打开软件后输入公司邮箱账号，它会自动发现服务器支持通讯录同步。进入设置 → 账户设置 → 更改 → 更多设置，在“联系人”选项卡里勾选“下载共享通讯簿”，保存后刷新一下，整个公司的通讯录就会出现在左侧栏。
移动端也一样方便
在 iPhone 上添加公司邮箱时，选择 Exchange 类型，填好邮箱和密码，系统会提示是否同步通讯录。点“是”，等几分钟，通讯录就完整出现在手机通讯录里了。安卓手机也类似，用自带邮箱应用或安装 Outlook App 都能实现。
同步的内容有哪些？
通常包括姓名、职位、部门、办公电话、分机、邮箱地址，有的还会加上办公地点。这些信息由公司 IT 统一维护，人事一更新员工资料，大家的设备下次同步时就会自动刷新，不用你手动改。
自己搭的邮件服务器也能同步吗？
可以，但要看技术方案。比如用 iRedMail 搭建的邮件系统，配合 LDAP 和 SOGo Webmail，就可以让员工通过 CalDAV 协议同步通讯录。手机上配置账号时，除了收发邮件，还得单独添加一个“CardDAV”账户指向服务器的地址：
服务器地址：https://mail.yourcompany.com/sogo/dav/<username>/Contacts/primary用户名和密码跟邮箱一致，保存后手机就会开始同步联系人。iOS 和部分安卓机型都原生支持这个协议。
遇到不同步怎么办？
先检查网络能不能通服务器，再看账号权限有没有开通讯录访问。有时候防火墙会拦掉 DAV 相关端口，也可能是证书不被设备信任。如果公司用的是自签名证书，得先在手机或电脑上手动安装证书，才能正常同步。
对于普通用户来说，只要账号配对了，通讯录同步应该是悄无声息完成的事。就像收邮件一样自然，根本不用操心。关键是你得知道这功能本来就该有，而不是每次换设备都靠导出 CSV 文件来救急。